Saiba como organizar arquivos e a papelada em sua secretaria paroquial

Organize sua secretaria paroquial

Nem tudo é informática. O escritório sem papel é ainda uma utopia. Portanto, seja craque no assunto “Arquivamento”, tanto para a execução do trabalho quanto para a orientação de sua eventual assessora/equipe. Comecemos por alguns itens que podem aumentar sua produtividade e a qualidade do trabalho em sua secretaria paroquial:

Padronização

Este é um item vital para garantir produtividade e qualidade. Separe cada assunto por cores. Pastas e etiquetas iguais para os mesmos temas. Contudo, garanta que haja títulos claros e procure manter um padrão inclusive nos tipos de letras usadas. Rotule pastas, gavetas e armários com etiquetas de boa qualidade.

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Planejamento

Separe toda a papelada e documentação previamente. Se for necessário um tempo antes do arquivamento. Entretanto, deixe tudo separado por clipes com indicações claras do local destinado para arquivo.

Regularidade

Não deixe acumular a papelada, ou seja, mantenha um sistema de arquivo diário e você, seus colaboradores e colegas vão se sentir melhor. O acúmulo de papéis sem arquivo aumenta o risco de perdas e conturba o ambiente.

Pastas

Dê preferência às pastas em forma de caixa. É mais fácil identificar e posicionar. Faça uso também das pastas suspensas. Sendo assim, aplique subtítulos, dividindo em sessões, por assunto.

Tamanhos

Primeiramente, evite sobrecarregar pastas de forma que elas mal possam ser arquivadas. Procure manter pastas de até 3 cm de espessura na quantidade de papéis.

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Atualização

Descubra o seu sistema de atualização, de tal forma que você possa periodicamente fazer uma “limpeza” e não sobrecarregar o arquivo. Portanto, veja se há papéis cujo conteúdo esteja no computador e, portanto, dependendo do caso, ele é desnecessário.

Dalton Barbosa Quadros é administrador de empresas, pós-graduado em Sistemas de Informação para Gestão de Negócios e Análise de Sistemas, consultor em TI com vasta experiência em projetos nas áreas de Internet e Business Intelligence.

Texto escrito por Dalton Barbosa e adaptado por Redação Promocat

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