O gerenciamento do tempo pode melhorar sua administração paroquial

Use o gerenciamento do tempo para melhor administrar suas atividades diárias

O gerenciamento do tempo é o estopim para uma vida social e profissional mais organizada. É comum, hoje, apesar dos avanços das tecnologias e das inúmeras facilidades do mundo moderno, dito globalizado, ouvir dizer que falta tempo para o cumprimento da maioria dos compromissos assumidos ou da realização de projetos no tempo planejado. Entretanto, essa não é uma reclamação apenas de quem trabalha em empresas do primeiro setor, com fins lucrativos, onde se faz jus a máxima preconizada por Benjamin Franklin de que tempo é dinheiro. Ouvimos essa reclamação também no terceiro setor. Por exemplo, nas instituições de caridade, nos colégios, paróquias e casas religiosas, onde os valores que se pleiteiam vão muito além do dinheiro.

Independentemente do setor, ou da área em que se atua, é necessário, para obter resultados nos empreendimentos, ser eficaz e ágil nas tomadas de decisões. Porém, a agilidade depende do fator tempo e tempo é uma questão de organização. Organização é saber administrar cada compromisso no seu devido tempo, é ter metas e métodos. Albert Einstein dizia que falta de tempo é desculpa daqueles que perdem tempo por falta de métodos. Vamos, então, apresentar aqui algumas dicas que podem ajudar a administrar bem o tempo e evitar tensões geradas pelo excesso de compromissos ou pela falta de organização.

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Planejamento

As pessoas mais desorganizadas são as que mais reclamam da falta de tempo ou as que não cumprem seus compromissos em tempo hábil. Assim sendo, procure fazer um planejamento a curto, médio e longo prazo de seus compromissos e projetos. Procure executá-los bem antes do prazo determinado. Assim sobrará tempo para descansar e planejar outras coisas, além de não se tornar vítima do estresse que acomete quem deixa tudo para a última hora. Agindo dessa maneira você terá tempo para resolver da melhor maneira os imprevistos que sempre aparecem.

Agenda

Para o gerenciamento do tempo, organize uma agenda de compromissos, anotando-os por data e urgência. Dê prioridade ao que realmente é mais importante e dimensione o tempo que será utilizado em cada um desses compromissos. A agenda é o local onde anotamos o que temos que fazer ao logo do dia, do mês e do ano e ela deve ser consultada no início de cada dia.

Definir prioridades

Em resumo, além da agenda, é importante fazer apontamentos à parte, das tarefas e projetos prioritários. Seguindo as orientações de Marcelo Ortega, aconselhamos que se faça uma lista classificando as prioridades como urgente, crítica, normal e “quando possível”. Urgente é tudo aquilo que é preciso fazer no mesmo dia. Crítico é tudo aquilo que precisa ser acompanhado de perto. Pode ser uma pendência que está sendo tratada por você já há alguns dias. Normal é tudo aquilo que faz parte da agenda convencional e “quando possível” é aquilo que normalmente serve para definir imprevistos e estes serão concluídos no menor tempo possível.

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Foco

É preciso não perder o foco dos compromissos se queremos realizá-los em tempo hábil. Durante um dia de atividade, são muitas as coisas e situações que nos tiram do foco (bate-papo, telefonemas, e-mails, distrações, etc). É preciso, a cada dia, definir aonde se quer chegar, que metas se quer atingir e quais os compromissos a serem realizados naquele dia. Para não perder o foco, anote cada um deles e procure reservar um tempo para cada coisa. Portanto, evite interromper as atividades constantemente e procure fazer uma coisa de cada vez. Primeiro conclua a que iniciou para depois iniciar a seguinte.

O tempo é o primeiro e o mais importante elemento que devemos saber administrar. Quem não consegue administrar o tempo dificilmente saberá administrar qualquer outra coisa porque tudo depende do tempo. Segundo Peter Drucker, para melhor administrar o tempo, vale a pena se questionar: o que eu estou fazendo que não precisa ser feito? O que eu estou fazendo que poderia ser feito por outra pessoa? O que eu estou fazendo que apenas eu posso fazer? O que eu deveria fazer que não estou fazendo? Procure seguir estas dicas e responder a esses questionamentos. Sendo assim, estarás adquirindo uma das mais importantes habilidades que um administrador necessita adquirir: a administração do tempo.

Pe. José Carlos, CP é Doutor em Sociologia. Autor de diversos livros, dentre eles “Assembleia Paroquial. Roteiro de preparação e realização”, pela Editora Vozes e “Guia de Gerenciamento e Administração Paroquial”, pela Paulus Editora.

Texto escrito por Pe. José Carlos e adaptado por Redação Promocat

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