Esteja atento aos níveis de entendimento quando o assunto é a comunicação interna entre o líder e liderados

A comunicação entre os grupos de pessoas é tão importante que a sua ausência pode gerar uma ruptura das relações entre essas pessoas, seja no campo afetivo, comercial ou profissional. A comunicação é comumente definida, pelos estudiosos do assunto, como sendo uma troca de mensagens entre sujeitos com o auxílio ou não de algum mecanismo: telefone, computador, televisão, entre outros. A questão, entretanto, que se levanta é: será que somente a troca dessas mensagens dá garantias de que a comunicação acontece de forma eficaz? Será que os interlocutores, que são parte da conversação, compreendem as mensagens?

 

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Ainda no campo das definições pode-se dizer que a comunicação é verbal quando se utiliza a linguagem oral ou escrita e que é não verbal quando se utiliza o olhar, o tom de voz, os gestos e outros recursos para transmitir as mensagens.

Quando as pessoas são levadas a refletirem sobre o processo de comunicação, sempre se lembram de alguns componentes importantes para que a mesma aconteça:

  1. Alguém que emite uma mensagem (emissor);
  2. Alguém que recebe a mensagem (receptor);
  3. A forma de como a mensagem é transmitida (canal);
  4. Os fatores que podem “danificar” a mensagem (ruídos).

Dentro desse processo de comunicação outros componentes também devem ser levados em consideração: nível de atenção dos receptores, clareza no envio da mensagem pelos emissores e a condição em que a própria mensagem está sendo transmitida. Mas o fato é que quando as pessoas falam, conversam ou até mesmo teclam em seus celulares não se dão conta da importância de cada um desses componentes, ou ainda, o papel que cada um deles representa nesse processo comunicativo.

As informações estão chegando às pessoas em uma velocidade e em um volume muito grande. E a prova disso são os inúmeros canais tecnológicos aos quais elas estão ligadas: whatsapp, twiter, facebook, emails, instagram, entre outros. Quando as pessoas aplicam esse “modelo” tecnológico nas relações “presenciais” é natural que se diagnostique dificuldades na transmissão e/ou entendimento da mensagem, mesmo porque nessas relações os fatores envolvidos são bem mais complexos do que somente uma tela e um teclado. Essa situação ocorre nos mais diversos tipos de ambientes: empresas, escolas, igrejas e órgãos públicos, como justificativa para absorver maior quantidade de informações.

É importante destacar que a falha na comunicação pode gerar consequências sérias as organizações: o não cumprimento de prazos, a omissão de informações e em alguns casos o uso inadequado ou de informações ultrapassadas.

Entendendo os processos

As organizações, por outro lado, têm dedicado, há algum tempo, parte dos seus investimentos em melhorias nos processos de comunicação, não somente com os clientes externos, mas também, e principalmente, com os seus colaboradores (clientes internos). Essas organizações verificaram que uma parte significativa das falhas em seus processos internos e no atendimento às dificuldades dos clientes externos, decorria de problemas de comunicação. Uma das soluções, então, foi aprimorar a comunicação entre todos os níveis hierárquicos da instituição e garantir uma maior transparência das informações em todos esses níveis.

Dentro do ambiente administrativo das igrejas não é muito diferente. As dificuldades de comunicação também aparecem e são dadas às devidas proporções, muito parecidas com aquelas que acontecem nas empresas. E essas dificuldades podem decorrer de vários aspectos: pouca clareza na comunicação, pouco entendimento das tarefas e/ou atividades que estão sendo desenvolvidas, sobrecarga de atividades, ausência de informações, dentre outros.

Não é pouco comum identificar, por exemplo, secretarias paroquiais com excesso de trabalho e com poucos profissionais para realizá-lo. Nas empresas isso também é uma realidade, principalmente nas pequenas corporações cujo número de colaboradores normalmente é bem reduzido. Mas a comunicação pode interferir positivamente mesmo em uma situação como essa, se esses profissionais forem bem orientados sobre o que é preciso fazer para o cumprimento de determinada função ou tarefa. Conhecer e utilizar ferramentas de planejamento para uma melhor organização do trabalho também auxilia no processo de comunicação, à medida que os profissionais têm conhecimento do que deve ser feito para a realização das etapas de qualquer atividade.

Fatores que influenciam

É muito importante também que os problemas de comunicação sejam identificados nos ambientes administrativos da paróquia, não de forma generalista, mas de maneira específica para que possíveis soluções possam ser adotadas para cada situação. O levantamento específico de cada situação mostrará onde os problemas estão e facilitará a tomada de decisões, inclusive de implementação de melhorias.

Outro aspecto, não menos importante, é observar quais são as dificuldades administrativas pelas quais os profissionais estão passando. Em alguns casos algumas atitudes ou procedimentos simples podem resolver o problema. Existem organizações, por exemplo, que resolveram o problema de fornecerem sempre a mesma informação por telefone ao cliente, gravando essas informações nos sistemas de telefonia, assim quando o cliente ligasse com aquela dúvida específica ele já teria a resposta. Essa ação facilitou o desenvolvimento do trabalho dos profissionais liberando-os para realizar outras atividades.

O entendimento e a reflexão sobre algumas outras considerações, pensadas para o campo empresarial, também podem ajudar a melhorar a comunicação nas áreas administrativas das igrejas, como por exemplo: alguns profissionais que não acreditam na possibilidade de outras soluções para um mesmo problema além daquela que eles mesmos determinaram; outros que escutam somente com a intenção de responder e/ou se defender e nunca de compreender o que está acontecendo.

Naturalmente que não serão essas as únicas formas de resolver todos os problemas de comunicação da organização, mas já é um começo. O mais importante é que os gestores estejam sensíveis aos problemas e saibam que sempre há uma forma de resolvê-los da melhor maneira possível.

André Luiz Freitas Guimarães é Mestre em Gestão e Desenvolvimento Regional pela Universidade de Taubaté, Especialista em Marketing e Comércio Exterior pelo Instituto Nacional de Pós-graduação e Bacharel em Administração pela Universidade de Taubaté. Atua como professor concursado na disciplina de Planejamento e Estratégia da Universidade de Taubaté e nos cursos de Pós-graduação da mesma Instituição. Também é professor do curso de graduação em Administração da Faculdade Dehoniana e do curso de Pós Graduação Lato Sensu em Gestão Religiosa e Paroquial da mesma Instituição.

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