“O valor de um arquivo não está no seu tamanho proporcional, mas na organização que nele se encontra”

Manter sempre organizado os arquivos paroquiais e documentos  é uma responsabilidade diária. Por isso, é indispensável saber que documento é um instrumento escrito como escritura, título, contrato, certificado, comprovante; qualquer fato e tudo quanto possa servir de prova, confirmação ou testemunho; ou ainda, escrito de identificação pessoal, segundo o dicionário Michaelis.

Como foi dito, documento é tudo aquilo que, por direito, declara algo. Refere-se não apenas a documentos escritos em suporte papel, mas também à documentação iconográfica, audiovisual e multimeios.

As paróquias produzem enormes quantidades de documentos. Desde a composição, expedição ou classificação, é preciso bastante cuidado e zelo pelos mesmos, pois a maioria se trata de dados pessoais, patrimoniais e contábeis. Nesse sentido, o arquivista (papel exercido, no caso, pela secretária) deve assegurar a historicidade, a memória e a pastoralidade de todos os documentos, cuidando da organização e planejando meios para sua conservação.

Para tal procedimento, é oportuno que as paróquias estabeleçam duas vertentes para controlar e preservar os documentos, são elas:

  1. Controle: procurar estabelecer um programa, dadas as necessidades especiais de cada instituição para arquivar, classificar e proteger os documentos e materiais produzidos em um departamento ou câmara de arquivos.
  2. Preservação: a partir da organização sistematizada dos documentos e materiais, avaliar toda essa documentação existente e os objetos históricos, no sentido de averiguar e classificar o valor que cada um traz em si.

Todas as paróquias devem aderir a programas ou sistemas de arquivamento para a boa administração dos arquivos. O arquivista/secretário deve elaborar um projeto que contenha o planejamento de uso e conservação dos arquivos paroquiais, prevenindo eventuais contratempos.

Quando o arquivo é planejado tecnicamente, evita-se que se crie um aglomerado de papéis confusos. A organização dos documentos torna este tipo de serviço mais útil e controlado, não só para os funcionários e para a empresa, mas para quem necessitar consultá-lo.

O valor de um arquivo não está no seu tamanho proporcional, mas na organização que nele se encontra. O arquivista/secretário nas paróquias deve organizar meios que favoreçam a acessibilidade à pesquisa nos arquivos paroquiais. Ao erigir um centro, câmara ou departamento de documentação e pesquisa, o administrador do arquivo deve contar com o arquivista para que faça uma prévia avaliação e cadastramento de toda a documentação existente, e que pode ser colocada para pesquisa.

Cada instituição ou paróquia apresenta uma realidade de documentos e espaços para pesquisas específicas. Após um levantamento técnico do material existente, traça-se um perfil organizacional do arquivo.

8 dicas importantes para organizar documentos

  1. Todo sistema deve ter uma cartilha que oriente o manuseio;
  2. Se o arquivo não dispuser de uma, fica difícil para que outras pessoas tenham acesso, quando autorizadas;
  3. Antes de colocar os documentos para serem consultados, verifique quais estão danificados e precisam ser restaurados;
  4. Materiais volumosos devem ser colocados em arquivo próprio;
  5. Os documentos com data para serem arquivados e que podem ser incinerados logo, devem ser conferidos sempre, para evitar acúmulo de papéis desnecessários;
  6. Os documentos que necessitam ficar juntos podem ser grampeados pelo canto superior esquerdo. Para os outros que por algum motivo ou circunstância necessitem ficar juntos e não podem ser grampeados, então se deve usar clipes;
  7. A vida dos arquivos deve ser utilizada e planejada;
  8. Documentos sem valor ou de custódia devem ser colocados no arquivo morto ou inativo.
Marcus Antônio Santiago é escritor de biografias e obras sobre técnicas de arquivamento e orientação paroquial.

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