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Adote boas ferramentas para uma gestão eficiente

A adoção de boas ferramentas contribui com o bom êxito de sua gestão

Quais os principais desafios, hoje, para um adequado gerenciamento de paróquias e congregações? Por que muitos projetos não alcançam os resultados desejados? Como conseguir melhores resultados, frente aos desafios atuais e em consonância com o carisma e a missão institucional?

A administração eclesial vem passando por importantes transformações nos últimos anos, provocada por mudanças contextuais, dentre as quais se destacam o acirramento da concorrência e o aumento de exigências legais e mercadológicas. Há uma tendência clara em se exigir, cada vez mais, prestações de contas mais consistentes e fidedignas, de modo a garantir maior congruência entre o discurso e a prática. A nova lei da filantropia é um exemplo claro nesse sentido. Os projetos, independente de seu perfil – social, saúde ou educacional, precisam demonstrar um grau mínimo de organização, sistematização e resultado.

Além desse aspecto, as variáveis requeridas, sejam por questões sociais, legais, técnicas ou conceituais, só aumentam. Desse modo, a administração eclesial deve se preocupar com as expectativas e demandas de todos os atores envolvidos, direta ou indiretamente, nos projetos como o público beneficiário, o governo, a comunidade local, a concorrência, os parceiros e os financiadores, apenas para citar alguns. Todos podem impactar, positiva ou negativamente, o projeto. Da mesma forma, não basta uma preocupação apenas com questões sociais ou educacionais, por exemplo. Portanto, a administração deve estar atenta aos requisitos, preceitos e consequências ambientais, políticas, legais e de imagem, dentre outras.

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Alcance os resultados

Como manter os projetos e alcançar os resultados desejados, além da própria sustentabilidade dos mesmos, em um cenário tão complexo e dinâmico? O desafio não é simples, mas é possível. Como resultado, muitas instituições religiosas já estão atentas a esse novo cenário e têm perseguido uma maior profissionalização na gestão de seus projetos. Não há uma receita de bolo pronta para ser utilizada e seguida; até porque o ambiente interno e externo, assim como as variáveis, difere conforme a região do projeto e o perfil dos diversos atores envolvidos. Entretanto, diversas técnicas e metodologias podem e devem ser utilizadas, no todo ou em parte, a fim de conferir à gestão dos projetos maior capacidade de adaptação, enfrentamento e gerenciamento dos desafios atuais, reduzindo os riscos e aumento as chances de sucesso.

Acima de tudo, a metodologia de gerenciamento de projetos é uma das ferramentas que podem ser utilizadas pelos gestores. Muitas instituições e pessoas estão descobrindo que o uso das melhores práticas em gerenciamento de projetos aumenta as chances dos seus empreendimentos darem certo. Por outro lado, cada vez mais instituições estão utilizando a administração de projetos porque ela se ajusta bem a um ambiente dinâmico e competitivo e à necessidade de flexibilidade e respostas rápidas, podendo ser aplicada a projetos de qualquer complexidade, orçamento e tamanho, em qualquer área de atuação.

Por que muitos projetos fracassam? As causas são, logicamente, diversas, mas algumas merecem destaque:

  1. Objetivos e metas mal definidas;
  2. Conflitos de poder;
  3. Stakeholders (todas as pessoas ou empresas que, de alguma maneira, são influenciadas pelas ações de uma organização) em desacordo quanto às necessidades a serem atendidas;
  4. Conhecimento técnico insuficiente da equipe responsável pelo projeto;
  5. Falta de padronização;
  6. Dimensionamento errado dos recursos a serem utilizados;
  7. Gestão de custos inapropriada, com ausência de planejamento financeiro e monitoramento dos gastos;
  8. Dados insuficientes e incorretos;
  9. Autoridade e responsabilidade indefinidas;
  10. Pessoas desmotivadas;
  11. Comunicação mal planejada e/ou mal executada.

A metodologia de gerenciamento de proposta procura cercar os aspectos mais importantes de modo a aumentar as chances de sucesso dos projetos.

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Aspectos relevantes

Um dos pontos mais relevantes é a correta identificação dos envolvidos com o projeto, afinando as expectativas e formas de comunicação entre eles. Sendo assim, os principais elos envolvidos, e que devem merecer atenção especial são:

  • O gerente de projeto;
  • O cliente do projeto;
  • A organização realizadora;
  • A equipe do projeto;
  • O patrocinador do projeto.

Primeiramente, a Iniciação é a fase de abertura do projeto, quando uma determinada necessidade é identificada e transformada em um problema estruturado (ou oportunidade) a ser resolvido (desenvolvida) por ele. Nessa fase, o objetivo do projeto é definido bem como as melhores estratégias são identificadas e selecionadas.

A fase de Planejamento é responsável por estruturar todas as atividades do projeto, por meio de planos específicos que procuram tratar as diversas áreas de conhecimento propostas pela metodologia.

Certamente, a Execução é a fase que materializa tudo aquilo que foi planejado. Contudo, grande parte do orçamento e do esforço do projeto é consumida nessa fase.

Tenha o controle de seus projetos

O Controle deve ocorrer de forma paralela ao planejamento operacional e à execução do projeto. Pressupõe o acompanhamento e controle daquilo que está sendo realizado pelo projeto, de modo a propor ações corretivas e preventivas no menor espaço de tempo possível após a detecção da anormalidade. Tem como objetivo comparar o status atual do projeto com o status previsto pelo planejamento.

A última fase, de Finalização do projeto, encerra formalmente os trabalhos e os registros dos projetos. É quando ocorre a avaliação final, com discussão e análise de falhas ocorridas para que erros similares não ocorram em novos projetos, reforçando o processo de aprendizagem para o gerenciamento de novos projetos.

A metodologia de gerenciamento de projeto propõe nove áreas de conhecimento que devem estar previstas e contempladas durante as fases do projeto, a saber:

  1. Escopo
  2. Custo
  3. Tempo
  4. Qualidade
  5. Integração
  6. Recursos Humanos
  7. Comunicação
  8. Riscos
  9. Aquisições

O gerente e a equipe do projeto devem estar atentos a cada uma dessas áreas, identificando, executando e avaliando os requisitos e características de cada uma delas.

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O Gerenciamento do Escopo

Trata de gerir o trabalho que precisa ser desenvolvido para garantir a entrega do produto/serviço dentro das especificações definidas. Contudo, define e delimita o objeto do projeto e que trabalho é necessário para a sua adequada realização.

O Gerenciamento de Custos

Tem por objetivo gerir os recursos financeiros que envolvem o projeto.

O Gerenciamento do Tempo

Trata da gestão e controle de prazos. É quando se prioriza e sequência as atividades identificadas para a realização do projeto.

O Gerenciamento da Qualidade

Trata de gerir os parâmetros de qualidade definidas no projeto de modo a garantir a satisfação das necessidades de todos os envolvidos. Deve ter o foco na prevenção, e não na correção.

O Gerenciamento da Integração

É o núcleo de gerenciamento do projeto. Garante a integração de todas as áreas e fases do projeto. Deve englobar os processos requeridos para assegurar que todos os elementos do projeto sejam adequadamente coordenados.

O Gerenciamento dos Recursos Humanos

Trata de gerir pessoas. As pessoas são o elo central de um projeto. Sendo assim, a pessoa é o seu recurso mais importante. Todos os resultados do projeto podem ser vistos como fruto das relações humanas e das habilidades interpessoais dos envolvidos. Tem por objetivo fazer o melhor uso dos indivíduos envolvidos no projeto.

O Gerenciamento das Comunicações

Trata de gerir as informações que envolvem o projeto. Tem por objetivo garantir que todas as informações desejadas cheguem às pessoas corretas no tempo certo e de maneira possível. As pessoas dão o melhor de si quando compreendem completamente as decisões que as afetam e suas razões.

O Gerenciamento de Riscos

Trata de gerir as questões ligadas à incerteza de um projeto. Pressupõe a identificação dos elementos do projeto sujeito a riscos e o desenvolvimento de análises de ameaças, fraquezas, oportunidades e pontos fortes para cada elemento. Desse modo, é possível prever impactos e consequências e projetar ações específicas visando evitar ou minimizar tais impactos.

O Gerenciamento de Aquisições

Trata de gerir as relações com os fornecedores externos do projeto. Tem por objetivo garantir o adequado fornecimento dos elementos externos (produtos, insumos ou serviços) participantes do projeto.

A partir da metodologia de gerenciamento de projetos a administração eclesial consegue melhor identificar as expectativas de cada um e delimitar e estruturar (organizar) os objetivos, metas e as atividades envolvidas. Entretanto, a discussão e avaliação em torno das áreas do conhecimento propostas permitem cercar todas as variáveis do projeto, provocando uma reflexão acerca das dificuldades, impactos e necessidades de cada área. Desse modo, os recursos disponíveis, o prazo e os objetivos do projeto são mais bem geridos. Por fim, as fases do projeto possibilitam um processo sistemático de retroalimentação e feedback, contribuindo sobremaneira para o atingimento dos resultados desejados.

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O gerenciamento de projetos propicia os seguintes benefícios:

  • Evita surpresas;
  • Antecipa situações desfavoráveis, proporcionando ações preventivas e corretivas;
  • Agiliza as decisões;
  • Aumenta o controle gerencial;
  • Otimiza a alocação de recursos (humanos, financeiros e materiais).

As entidades religiosas estão, a todo o momento, lidando com projetos, desde o gerenciamento de processos de re-estruturação e eventos diversos específicos (campanhas, eventos beneficentes, eventos escolares, dentre outros) até reformas prediais e projetos sociais. O uso de ferramentais gerenciais adequadas pode, certamente, tornar tais projetos mais “palatáveis”, na medida em que os principais elementos se tornam mais conhecidos, compreendidos e estruturados.

Sendo assim, um projeto é bem sucedido quando os objetivos iniciais são alcançados, o cliente é satisfeito, o escopo, o prazo e o custo são respeitados e a motivação da equipe é alcançada.

Renato Moura Batitucci é Sócio Diretor do Instituto Axis. Administrador. Pós-graduado em Gestão Estratégica de Negócios e em Engenharia da Qualidade. Especialista em Gestão do Terceiro Setor. Atua há mais de 10 anos no gerenciamento de projetos
Contato: renato@institutoaxis.com.br
Site: www.institutoaxis.com.br

Texto escrito por Renato Moura e adaptado por Redação Promocat

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