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A importância dos projetos para organizar os serviços da paróquia

A importância dos projetos para a administrar a paróquia

Muitos gestores que estão à frente de instituições ou organizações ficam intrigados com as recorrentes diferenças e as semelhanças existentes entre projetos, nos diversos setores gerenciáveis. Devido a isso, a importância dos projetos não deve ser deixada de lado.

Primeiramente, quando objetivamos atingir um determinado resultado, em um certo intervalo de tempo e com recursos limitados, seja ele uma oportunidade ou uma determinada necessidade, devemos organizar nossa tarefa como se fosse um projeto. Assim acontece em qualquer tipo e porte de empresa ou entidade. É como se diz na expressão: “Deus dá o frio, conforme o cobertor”. Sendo assim, os problemas e desafios são distintos, porém proporcionais aos projetos nas organizações.

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Uma pequena organização, via de regra, possui projetos de menor monta, de menor amplitude, o que, teoricamente, deveria permitir-lhes conduzir projetos de forma mais harmoniosa. Infelizmente, quando o ambiente é esse, as pessoas são ainda mais multifuncionais do que em ambientes maiores, desempenham papéis variados. Isto as obriga assumir diversas posições em um determinado projeto. Não raras vezes o projeto total se transforma no projeto do “eu sozinho”. Isto faz com que este projeto enfrente inúmeras dificuldades para ser estruturado e desenvolvido. Portanto, por vezes falta algum conhecimento técnico, ou gerencial, mas algumas vezes, faltam ambos!

Como planejar?

A instituição grande, via de regra, possui projetos cujo porte se compromete em proporções relativizadas ao seu tamanho. Como são, boa parte, entre as melhor estruturadas, podem contar com recursos dedicados às suas diversas funções. Um dos fantasmas que assola este tipo de instituição, entretanto, é o desenvolvimento simultâneo de inúmeros projetos. Isto faz com que seus recursos sejam muito disputados, parte pelas rotinas, parte pela importância dos projetos em curso.

A pequena organização desenvolve poucos projetos, o que permitiria que as pessoas estivessem mais focadas no seu desenvolvimento. Entretanto, a mencionada multifuncionalidade de seus colaboradores aliada à escassez de recursos para a terceirização, exige que a atenção seja alterada permanentemente. Temos sempre de manter “um olho no peixe, outro olho no gato!”, como diz o ditado popular. Isto pode gerar perda de foco, o que pode ser fatal para os projetos.

O importante é atentarmos para os principais elementos que devem ser estabelecidos: papéis, objetivo, escopo, planejamento, mecanismos de controle e monitoramento. Os papéis de quem apóia estrategicamente o projeto de quem coordena todas as ações, deve ser estabelecido e respeitado. São “papéis” que devem ser desempenhados durante o período em que perdurar o projeto. Em uma pequena organização fazer esta distinção e delimitação de papéis é mais difícil.

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Quais são seus objetivos?

Objetivo e escopo do projeto, estes devem ser claros, sempre, em qualquer lugar. Isto exigirá algum esforço e tempo dos principais envolvidos. Na clara definição daquilo que é desejado e como será desenvolvido. Aqui as entidades maiores podem estar em desvantagem graças aos seus complexos processos decisórios que nem sempre têm a condição de precisarem o que necessitam, dada a complexidade dos parâmetros envolvidos. A inovação entra como fator perturbador para todo e qualquer porte de entidade. É preciso também saber que incertezas quanto ao resultado ou quanto ao meio para atingi-lo são freqüentes.

O hábito do “fazejamento” é uma constante em muitas organizações. Por exemplo, a vontade de ver o resultado aparecer, aliada à pró-atividade de alguns e a pressão sobre outros colaboradores, fazem com que muitas organizações – sejam elas de que porte ou segmento forem – cometam este tipo de equívoco. Sem saber quais passos dar ou sem antever ações e resultados intermediários é possível que muitos retrabalhos sejam necessários. Isto tornará os projetos mais demorados, mais custosos e com resultados mais duvidosos.

A importância dos projetos para organizar os serviços da paróquia

A importância de se reinventar

A resiliência – capacidade de suportar a ambigüidade e pressão sem transmiti-la diretamente e em igual intensidade aos demais membros do grupo – é uma habilidade que precisa ser desenvolvida pelos líderes de projeto. Entretanto, prazos, gastos, receitas, riscos, escopo, qualidade, comunicação, são alguns dos principais aspectos que, quando planejados, permitem que resultados sejam atingidos de modo mais administrável.

Os mecanismos de controle devem ser simples e proporcionais ao tamanho do projeto, a sua dispersão geográfica e número de profissionais e entidade envolvidos. Contudo, a ausência de planejamento impede o controle de muitos projetos.

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Já a sua presença precisa ser comedida. Assim, a identificação de pontos-chave de controle: atividades e caminhos críticos, gargalos, atividades onerosas, entregas importantes, ações com recursos escassos, são alguns dos pontos focais de controle em uma organização. Assim, não importa o tamanho da entidade, mas sim a sua capacidade de organização da informação para permitir-lhe desenvolver e controlar melhor a importância dos projetos. Portanto, seja qual for a organização ou instituição, é necessário dimensionar e dirigir alguns esforços para que estes pontos focais sejam estruturados e implementados.

Texto escrito por Luís César de Moura Menezes e adaptado por Redação Promocat

 

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