A escrituração contábil e sua importância para uma administração organizada e eficiente

Tome nota das leis e normas em escrituração contábil para uma administração organizada e eficiente

A escrituração contábil é a primeira e a mais importante das técnicas contábeis existentes. É somente a partir dela que podem ser desenvolvidas as demais técnicas. Todas as outras demonstrações, análise e auditoria que tem como finalidade a de fornecer as pessoas físicas e ou jurídicas interessadas nas informações sobre um patrimônio determinado num determinado período.

Lembramos ainda que a contabilidade de uma entidade deva ser centralizada. Ela é facultativa às pessoas jurídicas que possuírem filiais (paróquias com CNPJ) manter a contabilidade não centralizada, devendo ser incorporada na escrituração contábil final da Diocese, com todos os seus resultados individualizados, conforme determina o artigo 22 do Decreto nº. 3000/99, mesmo ela tendo filiais no exterior, devendo ser escriturados em Livros comerciais obrigatórios pela legislação nacional.

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Conselho Federal de Contabilidade

A Resolução n. 684/90 editada pelo CFC (Conselho Federal de Contabilidade), estabelece a necessidade de possuir filiais ou assemelhadas. Pode-se optar por este sistema de escrituração descentralizada. Porém, deve-se ter registros contábeis que permitam a identificação de transações para cada unidade precisando integrar em único sistema contábil. Contudo, além de detalhamento dos registros contábeis que ficarão a critério da empresa/instituição, seja ela do primeiro, segundo ou do terceiro setor.

Diante desta Resolução o método utilizado para a escrituração contábil deverá ser o método de partidas dobradas. Ela foi desenvolvida pelo frade Luca Pacioli, em 1494. Neste método todo lançamento deverá conter a origem e o destino do mesmo, ou seja, para todo débito haverá um crédito correspondente no mesmo valor.

Com isso a instituição terá um dos principais livros contábeis que é o Livro Diário (obrigatório) que deverá ser submetido ao órgão competente onde do registro do estatuto para o devido registro dentro do prazo legal previsto na legislação, sob pena de multa prevista na legislação.

Para isto a instituição deverá observar quesitos obrigatórios. Devem observar a escrituração contábil em livros. Eles trazem estética e segurança no trabalho do profissional de contabilidade que responderá juntamente com a administração pelos atos e lançamentos efetuados, conforme determina o novo Código Civil Brasileiro, editado em 2002, devendo este obedecer aos art. 1179 a 1195 do CCB (Controle Contábil do Brasil), que menciona a obrigatoriedade de escrituração contábil, onde obriga a seguir um sistema de contabilidade, seja ele mecanizado ou não.

Normas específicas

Conforme art. 16, inciso I, do Código Civil de 1916, a Igreja enquadrava-se na legislação como sociedade religiosa. Com a entrada em vigor do Código Civil de 2002, ocorreu uma importante distinção, pondo fim à discussão sobre o tema. Denomina-se sociedade a pessoa jurídica constituída para o exercício de atividade econômica, com a partilha dos recursos entre os sócios, segundo conceitua o art. 981. Já Associação ou entidade, por sua vez, é uma união de pessoas que se organizam para fins não econômicos, de acordo com o art. 53 do novo código Civil. Portanto, a Igreja perante a Lei é pessoa jurídica de direito privado.

Diante das Normas Contábeis existentes, determinadas pelo CRC (Conselho Regional de Contabilidade) e CFC (Conselho Federal de Contabilidade) o Código de Direito Canônico tem prescrições a serem cumpridas sendo umas delas o cumprimento das legislações vigentes, federal, estadual e municipal. A imunidade não libera a Igreja de atender outras obrigações acessórias previstas em lei, convém lembrar que a má administração dos bens paroquiais, além das possíveis sanções canônicas, pode culminar na remoção do pároco (Cân. 1741, 5º). Outro fator importante para a organização é também observar a legislação profissional, pois o CFC por meio da Resolução CFC nº. 563/93, aprovou a NBCT 2, que normativa as formalidades da escrituração contábil que dentro diversos procedimentos estabelecem alguns métodos:

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Métodos da NBCT

1. Escrituração em moeda corrente do país de forma contábil em ordem cronológica de dia, mês e ano, com ausência de espaços em branco, rasuras, borrões e emendas de transportes, com base em documentos probantes;

2. A terminologia deverá expressar o verdadeiro significado da transação efetuada, admitindo-se uso de código e/ou abreviatura de históricos;

3. O Livro diário poderá ser escriturado por partidas mensais ou de forma sintetizada desde que apoiado em registros auxiliares que permitam a identificação individualizada dos registros.

As formalidades inerentes nas Demonstrações Contábeis estão contidas nas NBCT 2.7 e NBCT 3, que trazem esclarecimentos importantes para a elaboração do Balanço Patrimonial e outros demonstrativos previstos em lei, além da NBCT19.13 por meio da Res. CFC 1115/2007 e NBCT10.19, especificas para o terceiro setor, além da ITG (Interpretação Técnica Geral) 2002, item 22, dentre outras a NBCTG 26 e NBCTG 1000.

Conforme a IN da RFB nº. 1420 de 19/12/2013 foram estabelecidas novas regras sobre a Escrituração Contábil Digital (ECD), revogando assim a IN RFB nº. 787 de 2007, em seu artigo III que as pessoas jurídicas imunes e isentas e diante das Normas Contábeis existentes, deve a Cúria Diocesana, elaborar um Plano de Contas próprio, bem como as normais contábeis internas, de acordo com a legislação.

Manual de Procedimentos Administrativos

Já a CNBB (2010) elaborou o “Manual de Procedimentos Administrativos”. Esse tem como objetivo ás áreas: contábeis, financeira e administrativa e que servirá como suporte para as dioceses. A maior preocupação é com a eficiente e eficaz administração dos assuntos temporais da Igreja que estão prescritas no Direito Canônico Cân. 1276 e 1279, 391 § 1. Ela compete ao Bispo Diocesano governar a Igreja particular que lhe é confiada, com poder legislativo, executivo e judiciário. De acordo com o direito o que faz com que o administrador conheça a estrutura da Igreja e que tenha habilidades de administração e que conheça os métodos e técnicas de administração.

Estratégias profissionalizadas

Hoje o profissionalismo deve estar presente em todas as áreas da administração diocesana. O amadorismo leva a administração a sérios prejuízos, por isso é importante que o próprio CAED (Conselho Administrativo e Econômico Diocesano), baixe normas internas para administrar uma Diocese e suas paróquias com mecanismos operacionais descomplicados e dinâmicos para todos entendem para usá-los com facilidade para ser claro quais as atividades dentre elas classificadas de “fim” e das classificadas de meio.

O plano de contas é um instrumento técnico de operacionalização dos registros contábeis. Elaborados dentro das normas e dos princípios da contabilidade que tem como objetivo:

a) Facilitar a classificação dos documentos contábeis;

b) Sistematizar a escrituração contábil e espelhá-la no balancete e nas demonstrações financeiras contábeis;

c) Compreender e interpretar das demonstrações contábeis são de fundamental e, por vezes determinante na apreciação de contas e na elaboração de orçamentos e dos inventários canônicos;

d) Atender em uma única escrita contábil às necessidades internas(exigências de ordem administrativas – legislação canônica e diocesana e necessidades externas (fisco e demais usuários da contabilidade) da entidade.

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Orientação administrativas

Algumas orientações administrativas devem ser normatizadas pelas Dioceses. Essas normas estão contidas nos regulamentos internos, observados os princípios contábeis, também normatizados pela CNBB, tais como:

  1. Administração financeira;
  2.  Aquisição e alienação de bens, bem como a guarda;
  3. Guarda da documentação que devem ser preservados e mantidos sob a área contábil;
  4. Responsabilidade pela guarda dos documentos, observando sempre o prazo prescricional;
  5. Prazo de entrega de documentos e controle de remessa de documentos. Observarem sempre a data fixada e protocolo de entrega e recebimento de tais documentos.
  6. Empréstimos a funcionários, este procedimento deve estar previsto no regimento interno;
  7. Empréstimos e locação de bens móveis e imóveis da diocese e das paróquias;
  8. Documentos e recolhimentos sociais, obrigações previstas pela legislação;
  9. Pagamentos aos órgãos governamentais;
  10. Escrituração contábil deve obedecer aos princípios fundamentais da contabilidade;
  11. Software, observar que na contratação deve constar cláusula de atualização e manutenção dos programas
  12. Escritório de contabilidade deve ser feita por escritório de contábil qualificado. Deve ser formalizado um contrato cuidadosamente formalizado. Nele deve constar cláusulas que assegurem fidedignidade dos registros, bem como o cumprimento de normas contábeis.
  13. Movimentação financeira este deve ser feito pelo tesoureiro, porém os recolhimentos dos tributos devem ser feitos pelo contador.
  14. Relatórios contábeis, este relatório deve ser assinado pelo condor e enviado para o administrador realizar a conferência e assinar.
  15. Previsão orçamentária e execução orçamentária são de suma importância para  a instituição. Faça no final do ano em curso a previsão orçamentária para o exercício seguinte, bem como a execução orçamentária realizada.
Controles para uma boa administração
  1. Controle constante do Patrimônio deve estar sempre atualizado o cadastramento de todos os bens móveis, imóveis e temporais da Igreja. Quando se tratar de imóveis terem sempre Certidões atualizadas de ônus, observando sempre a situação do imóvel e em caso de construção finalizada realizar sempre a averbação.
  2. Construções de obras devem ser realizadas por empreiteiras idôneas. Ela deve se responsabilizar pela execução completa dos serviços, recolhimentos de encargos e em caso de sinistro a responsabilidade civil por este fato.
  3.  Controle de caixa deve ser diário. O tesoureiro lança toda a movimentação diária anexando comprovação dos lançamentos que serviram de base para que o contador realize a contabilidade.
  4. Movimentação Financeira/Bancária deve haver controle individualizado por instituição financeira, aplicações financeiras bem como o acompanhamento destas contas devem ser permanente;
  5. Emissões de cheque devem ser sempre nominal e assinado sempre por duas testemunhas com documentos idôneos para tal fim.
  6.  Toda procuração seja ela para fins bancários ou não devem ser com destinação específica e com prazo determinado pelo Administrador ou Bispo Diocesano;
  7.  Administração de Pessoal deve a Cúria Diocesana, observar, plano de cargos e salários. Além de registros de empregados, controle de ponto, horas suplementar, deve ser sempre assinado pela entidade e pelo funcionário e preenchidos corretamente.
Seja observador
  1. Observar em caso de funcionário que mora no trabalho elaborando sempre um contrato de comodato do imóvel por período em que reger o seu contrato de trabalho.
  2. Observação da prestação de serviço voluntário e de seu pagamento. Neste caso pode descaracterizar o voluntariado, caracterizando assim vínculo empregatício. Contudo,  somente poderá ser pago ajuda de custo, desde que comprovados para a realização do voluntariado.
  3. Observar os pagamentos de Côngruas Canônicas pago aos sacerdotes. Estes estão isentos apenas do INSS que são recolhidos como autônomos. Porém deve observar a tabela do Imposto de Renda Retido na fonte, sendo obrigatório o seu recolhimento mensal.

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Observados todos os procedimentos por estas entidades e para que se obtenha a imunidade do IRPJ que está contida no Art. 150, inciso VI, alíneas b, c, e §4º da CF/88, fator que não pode remunerar a sua diretoria, ou distribuição disfarçadas de valores, além de ter a contabilidade em perfeita harmonia e obrigações exigidas para fins de imunidade e isenção.

Dorival Venciguera é Bacharel em Ciências Contábeis. Pós-Graduado em Controladoria e Gestão Empresarial. Auditor e Perito Judicial das Comarcas de Marília, Pompeia e Garça/SP. Professor Especialista do Curso Pós-Graduação em “Gestão Paroquial” no IFITEG, Goiânia/GO. Membro Colaborador do DENOR-CMB-SSVP e Diretor de DV – Assessoria Contábil – Marília/SP.

Texto escrito por Dorival Venciguera e adaptado por Redação Promocat

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